Vanaf 1 januari 2026 is het tussen Belgische BTW-plichtige ondernemingen verplicht om elektronische facturen uit te wisselen. Dit betekent dat elk bedrijf elektronische facturen moet kunnen opstellen, verzenden, ontvangen en verwerken. Uiteraard zal ook Cerga zijn facturen vanaf die datum elektronisch versturen.

Wat is E-facturatie en wat is Peppol?

Elektronische facturatie, ook wel bekend als E-facturatie of E-invoicing, is een proces waarbij facturen elektronisch worden opgesteld, verzonden, ontvangen en verwerkt. E-facturatie gaat voor alle duidelijkheid niet over een factuur die je als pdf of Excel-bestand via mail verstuurt. Die pdf of Excel kan immers niet automatisch verwerkt worden door de klant.

Bij dat elektronische facturatieproces worden facturen op een gestructureerde, gestandaardiseerde elektronische manier opgesteld, verzonden en ontvangen. Dat maakt automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk. 

Deze automatische uitwisseling van facturen tussen twee bedrijven gebeurt via een beveiligd Europees netwerk, genaamd Peppol. Je facturatie- of boekhoudsoftware zal voor die digitale uitwisseling van facturen een beveiligde connectie maken met dit Peppol-netwerk waarmee ook jouw klant of leverancier geconnecteerd is. Peppol zorgt er dan voor dat facturen veilig en betrouwbaar bij de juiste ontvanger terechtkomen.

Noot: Facturen in pdf of Excel zijn nog wettelijk tot en met 31 december 2025.

Waarom E-facturatie?

Concrete aanleiding is een EU-richtlijn die E-facturatie tegen 2028 verplicht in alle lidstaten. België zal deze richtlijn dus vanaf 1 januari 2026 invoeren. Zo wil men op termijn de BTW-aangifte binnen Europa vereenvoudigen en wil men de kloof tussen de te verwachten BTW-inkomsten en de werkelijke inkomsten dichten. Achterliggend speelt dus ook fraudebestrijding mee.

Moet ik ook E-facturen sturen naar particuliere klanten?

Neen, deze verplichting tot elektronische facturatie geldt niet voor facturen aan particuliere klanten en aan buitenlandse bedrijven (binnen en buiten de EU).

Hoe beginnen met E-facturatie? Zijn er financiële tegemoetkomingen van de overheid?

Om facturen elektronisch te kunnen ontvangen en/of te kunnen versturen heb je software nodig die erop voorzien is om te werken via het Peppol-netwerk. Mogelijk beschikt je facturatietool al over deze mogelijkheden en ben je al klaar om elektronisch te factureren.

In ieder geval neem je best zo snel mogelijk contact op met je boekhouder of je leverancier van je boekhoudsoftware. Als blijkt dat je nog niet klaar bent voor E-facturatie en je moet nog bepaalde investeringen doen, weet dan dat de Belgische overheid bedrijven ondersteunt bij de overstap naar E-facturatie met een aantal fiscale voordelen.

KMO's en zelfstandigen kunnen investeringsaftrek krijgen voor software die E-facturatie mogelijk maakt. Ook kunnen bepaalde digitaliseringsprojecten in aanmerking komen voor subsidies.

Waar vind ik meer informatie?

Om je te helpen optimaal gebruik te maken van deze moderne manier van factureren, heeft de Belgische overheid de website https://efactuur.belgium.be/nl ontwikkeld waar je antwoorden vindt op vragen over de principes, wettelijke vereisten, technische aspecten en veel meer.